La présente Politique de protection de la vie privée (« Politique ») de la Table régionale des organismes communautaires de la Montérégie (« TROC-Montérégie », « nous », « nos », ou « notre ») décrit nos pratiques en matière protection des renseignements personnels recueillis sur notre site web accessible au <www.trocm.org> (« Site ») ou autrement dans le contexte de nos activités.

Un « renseignements personnel » est tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

SI VOUS NE CONSENTEZ AUX MODALITÉS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE, VEUILLEZ NE PAS UTILISER LE SITE NI NOUS FOURNIR VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DE QUELQUE MANIÈRE QUE CE SOIT.

1. QUAND ET COMMENT NOUS RECUEILLONS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

1.1 Par nos échanges direct

Nous procédons à la collecte de vos renseignements personnels dans le cadre des échanges directs suivants :

• • • • Vous communiquez avec nous en utilisant une adresse électronique générale disponible sur le Site, incluant relativement au sujet des services que nous offrons ou dans le but de poser une question, de soumettre un commentaire, ou de formuler une plainte;

      • Vous vous abonnez à notre bulletin, à notre liste d’envoi, ou autrement consentez à recevoir des communications par courriel ou autre moyen de communication, et ce, pour recevoir des actualités ainsi que des nouvelles;

      • Vous effectuez un don à TROC-Montérégie;

      • Vous vous inscrivez à un événement organisé par TROC-Montérégie;

      • Vous répondez à un de nos sondages ou questionnaires;

      • Vous posez votre candidature pour un emploi chez TROC-Montérégie;

      • Vous utilisation des fonctionnalités interactives ou relatives aux médias sociaux sur notre Site;

      • Vous utilisez nos comptes médias sociaux ou interagissez avec nous via nos comptes de médias sociaux.

1.2 Par des technologies ou interactions automatiques

Lorsque vous naviguez sur le Site, nous recueillons automatiquement certaines données, notamment par le biais de fichiers témoins (aussi appelés « cookies ») et des technologies similaires administrées par nous ou nos fournisseurs de services. Certaines de ces technologies sont essentielles au bon fonctionnement du Site, d’autres sont facultatives. Lors de votre première visite, vous serez informé et invité à donner votre consentement et vous aurez la possibilité de personnaliser les paramètres des cookies. Vous pouvez supprimer ou désactiver certaines de ces technologies par le biais des paramètres de votre navigateur en tout temps, mais il se peut que vous ne puissiez pas utiliser certaines fonctions de notre Site.

1.3 Par l'entremise de tiers

Dans certains cas, nous pouvons recueillir des renseignements à votre sujet auprès d’autres sources (avec votre consentement, là où le droit applicable l’exige) – y compris nos membres, fournisseurs de services et partenaires commerciaux, les médias sociaux, et les sources disponibles publiquement ou commercialement – et combiner ces informations avec celles que nous recueillons à votre sujet par d’autres moyens.

2. LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE NOUS COLLIGEONS

Nous limitons la collecte de renseignements personnels à ceux qui sont raisonnablement requis pour atteindre les objectifs pour lesquels ils sont recueillis comme indiqué dans la présente Politique ou au moment de la collecte. En plus de tout renseignement spécifiquement identifié au moment de sa collecte, le cas échéant, les renseignements personnels que nous sommes susceptibles de recueillir dans le cours normal de nos activités sont :

• Des renseignements d’identification et de communication, ce qui peut inclure le nom, l’adresse courriel, le numéro de téléphone, l’adresse postale et les préférences de communication de la personne concernées;
• Tous les renseignements pouvant figurer dans un curriculum vitae ou un document similaire soumis en lien avec une candidature à l’emploi;
• Les données techniques et d’utilisation relatives au Site, ce qui peut incluent l’adresse IP (protocole Internet), les sites web que vous avez visités immédiatement avant et après votre visite sur notre Site, le nombre, la date et durée de vos visites sur notre Site, la manière dont vous naviguez et interagissez avec le Site, vos réglages de fuseau horaire et de zone géographique, le fournisseur de services Internet et navigateur web que vous utilisez, etc.
• Certaines données démographiques, comme celles susceptibles d’être raisonnablement demandées et recueillies dans le cas d’un sondage;

Renseignements sensibles : Dans le cours normal de nos activités, nous ne recueillons pas de renseignements personnels sur l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ou l’appartenance syndicale; de même, nous ne recueillons pas de données génétiques, ou encore des données biométriques aux fins d’identifier quelqu’un; nous ne recueillons pas non plus de renseignements personnels de nature médicale ni aucune donnée concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle. Si nous jamais nous devons collecter et utiliser de tels renseignements, ou d’autres types de renseignements sensibles qui, en raison de leur nature intime ou du contexte de leur utilisation ou communication, susciteraient un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, nous vous en informerons et vous demanderons votre consentement explicite. Notamment, si vous posez votre candidature pour un emploi, il se peut que nous ayons besoin de certains renseignements sensibles vous concernant afin de traiter votre candidature conformément à la loi.

3. COMMENT NOUS UTILISONS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS

Dans le cours normal de nos activités, nous utilisons des renseignements personnels dans les circonstances suivantes :

• Si cela est nécessaire pour répondre à vos communications;
• Si cela est nécessaire à la gestion de nos activités, par exemple pour satisfaire à nos obligations légales et règlementaires;
• Si cela est nécessaire pour la réalisation d’une entente conclue avec vous;
• Pour analyser l’efficacité et l’impact de noter Site et de nos activités et améliorer notre offre à notre clientèle, y compris le Site;
• Si nous menons des activités de marketing (sous réserve de votre consentement).
• Pour toute autre raison que nous pourrions spécifier lors de la collecte de vos renseignements personnels ou ultérieurement, sous réserve de votre consentement.

Nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels dans les cas d’exception au consentement prévu par la loi et toujours dans le respect les exigences légales visant leur protection, notamment lorsque l’utilisation est manifestement au bénéfice de la personne concernée, à des fins de prévention et de détection de la fraude ou d’évaluation et d’amélioration de nos mesures de protection et de sécurité. Cela comprend également l’utilisation de renseignements dépersonnalisé à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques.

Décisions automatisées : Pour plus de clarté, nous ne collectons pas vos renseignements personnels pour prendre des décisions automatisées. Dans le cas où nous prendrions des décisions automatisées, une notification spécifique vous sera communiquée.

4. COMMENT NOUS DIVULGUONS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

4.1 Principe

Nous ne procédons pas à la vente ou à la location de vos renseignements personnels. De plus, nous ne communiquons pas vos renseignements personnels à des tiers sans votre consentement, sauf dans les cas d’exception prévus par la loi. Notamment :

• Fournisseurs de service : Nous pouvons partager tous les types de renseignements personnels identifiés dans la section 2 ci-dessus avec les tiers qui nous fournissent des produits ou des services. Ces tiers ne sont autorisés à utiliser vos renseignements personnels que dans le but de nous fournir ces produits ou services et ne sont pas autorisés à utiliser vos renseignements personnels à leurs propres fins.

En particulier, veuillez noter que nous utilisons la plateforme de Yapla inc. (« Yapla ») pour l’hébergement de notre Site et la gestion de notre organisme, y compris en ce qui concerne nos membres, les dons et cotisations, les communications, les événements et la comptabilité. Par conséquent, Yapla a accès à tous les renseignements personnels traités par l’intermédiaire de sa plateforme. Pour connaître les modalités d'utilisation et la politique de confidentialité de Yapla : https://www.yapla.ca/donnees-personnelles.

• À des fins judiciaires : TROC-Montérégie et nos fournisseurs de service peuvent divulguer vos renseignements personnels si cela est obligatoire ou raisonnablement nécessaire dans le cadre d’un processus judiciaire, notamment pour répondre à un mandat de perquisition, une assignation ou une ordonnance, ou pour protéger nos droits.

• Autres raisons autorisées : Les lois applicables peuvent permettre ou exiger l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels sans votre consentement dans des circonstances spécifiques (par exemple, dans le cadre de certaines transactions commerciales, lors d’enquêtes et de mesures de prévention d’activités illégales, y compris la fraude, ou pour aider le gouvernement et les organismes chargés de faire appliquer la loi). Dans un tel cas, nous ne partagerons que les renseignements personnels raisonnablement nécessaires aux fins prévues par la loi et nous nous conformerons aux exigences légales visant leur protection.

5. SITE DE TIERS

Notre Site peut contenir des liens vers des sites qui ne nous appartiennent pas ou qui ne sont pas exploités par nous (« Sites de tiers »). Ces liens sont disponibles à des fins de commodité uniquement et ne se veulent pas une approbation ni une recommandation de notre part. Nous ne sommes pas responsables des Sites de tiers, lesquels sont assujettis à leurs propres énoncés en matière de protection de la vie privée et leurs propres conditions d’utilisation que nous vous recommandons de lire attentivement.

6. TRANSFERTS DE RENSEIGNEMENT PERSONNELS VERS D’AUTRES PAYS

Vos renseignements personnels seront accessibles à partir du Québec. Dans certains cas, vos renseignements personnels peuvent être transférés ou stockés à l’extérieur du Québec. Nous prendrons toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour que tout renseignement personnel transféré à l’extérieur du Québec puisse bénéficier d’un niveau de protection équivalent. Toutefois, il est possible que les lois du pays de destination n’offrent pas le même niveau de protection que les lois sur la protection de la vie privée en vigueur au Québec.

7. PROTECTION ET TRAITEMENT DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

7.1 Mesures de protection

Nous avons établi et appliquons des mesures de sécurité administratives (comme la mise en place de politiques et de procédures pour encadrer la gouvernance et la protection des renseignements personnels), technologiques (comme des logiciels antivirus, le contrôle des permissions d’accès aux renseignements personnels et l’utilisation de mots de passe pour accéder à nos équipements, systèmes et réseaux informatiques) et physiques (comme la restriction des accès à nos locaux) dans le but de protéger vos renseignements personnels contre l’accès, l’utilisation, la modification, et la communication non autorisés. Notamment, nos employés, sous-traitants, et fournisseurs de services (chacun étant un « Représentant ») n’y ont accès que dans la mesure où ils en ont besoin pour remplir les rôles et fonctions spécifiques que nous leur avons attribués et tous nos Représentants sont tenus de maintenir la confidentialité de vos renseignements personnels et de les protéger conformément à la présente Politique, quel que soit le lieu où ils sont utilisés ou stockés. Toutefois, même si nous appliquons diverses mesures visant à protéger adéquatement vos renseignements personnels pour ainsi réduire les risques d’atteinte à la vie privée, il est important de comprendre qu’un risque demeure toujours présent, ce qui ne nous permet pas de garantir que vos renseignements personnels ne seront pas l’objet d’une atteinte à leur confidentialité ou intégrité. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels par écrit en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous.

7.2 En cas d’incident

Vous serez informés conformément à la législation applicable si jamais vos informations personnelles étaient perdues, divulguées ou devenaient accessibles à des personnes non autorisées, et que cela entraînait un risque réel de préjudice, comme des blessures corporelles, de l’humiliation, la perte d’opportunités professionnelles, des pertes financières ou du vol d’identité. Dans une telle éventualité, nous vous communiquerons les informations à notre disposition dans la mesure utile pour vous permettre de comprendre la situation et de prendre des mesures pour réduire les risques. Nous signalerons également l’incident aux autorités gouvernementales et à d’autres organisations pouvant aider à minimiser les conséquences. Nous conserverons un registre sur tout tel incident conformément à la législation applicable et enquêterons sur leurs causes pour éviter qu’ils ne se reproduisent.

7.3 Conservation, destruction et anonymisation des renseignements personnels

Nous ne conservons vos renseignements personnels que le temps nécessaire pour accomplir les fins auxquelles ils sont recueillis et utilisés, ou pour respecter nos obligations légales, après quoi ils sont détruits ou anonymisés conformément aux meilleures pratiques généralement reconnues et à toute exigence légale applicable. Nous avons mis en place un calendrier de conservation pour encadrer la durée de conservation de renseignements personnels que nous détenons, en fonction du contexte. Cette durée est déterminée par nos obligations légales et réglementaires, ainsi que par le temps nécessaire pour légitimement protéger nos droits en cas d’action en justice. Lorsque la durée de conservation terminée, nous éliminons les renseignements personnels concernés.

8. VOS DROITS À L’ÉGARD DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vous disposez des droits détaillés ci-dessous à l’égard de vos renseignements personnels, sous réserve des exceptions qui peuvent s’appliquer en vertu de la législation applicable :

• Demander l’accès à vos renseignements personnels : cela vous permet de recevoir une copie des renseignements personnels que nous détenons sur vous.
• Demander la correction ou la mise à jour de vos renseignements personnels : ceci vous permet de corriger ou de mettre à jour les données incomplètes, inexactes ou périmées que nous détenons à votre sujet.
• Demander l’effacement de vos renseignements personnels : cela vous permet de nous demander de supprimer ou de retirer des renseignements personnels lorsqu’il n’y a pas de bonne raison pour que nous continuions à les traiter.
• Demande de transfert de vos renseignements personnels informatisés : À moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, nous avez le droit de recevoir une copie des renseignements personnels informatisés que nous avons recueillis auprès de vous (excluant ceux créés ou inférés à partir de ces mêmes renseignements) dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
• Retirer votre consentement à tout moment : cette décision n’affectera toutefois pas la légalité de tout traitement effectué avant que vous ne retiriez votre consentement.

Exercer un droit ou déposer une plainte : Si vous souhaitez exercer l’un des droits énoncés ci-dessus, ou déposer une plainte sur la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, vous devez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels par écrit en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous. (Toute demande ou plainte qui n’est pas soumise de la manière susmentionnée ne sera pas prise en considération.) Il se peut que nous ayons besoin de vous demander des renseignements spécifiques afin de nous permettre de confirmer votre identité et ainsi vous permettre d’accéder à vos renseignements personnels (ou d’exercer vos autres droits). Nous accuserons réception et traiterons toutes les demandes légitimes dans les délais imposés et selon les conditions prescrites par la législation applicable, selon le cas. Dans le cas d’une demande d’accès ou de rectification, nous répondons dans un délai de 30 jours. Si nous refusons une demande en tout ou en partie, nous indiquerons les motifs du refus, les articles de loi sur lesquels nous nous appuyons, ainsi que les voies de recours dont vous disposez et les délais à respecter pour les exercer. Dans le cas d’une plainte, nous vous écrirons pour accuser réception et vous faire savoir si nous avons besoin de plus d'informations. Nous évaluerons le bien-fondé de toute plainte lorsque nous disposerons d’informations suffisantes et nous y répondrons par écrit afin de régler la situation avec vous selon le cas. En tout temps, vous pouvez également déposer une plainte à la Commission d’accès à l’information du Québec.

9. CHANGEMENTS À LA POLITIQUE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

La présente Politique peut être mise à jour de temps à autre pour tenir compte des changements apportés aux lois applicables ou à nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Toute mise à jour de la Politique sera affichée sur le Site et nous traiterons vos renseignements personnels conformément à la Politique dans sa version la plus récente.

10. POUR COMMUNIQUER AVEC NOUS

Nous avons désigné une personne à titre de responsable de la protection des renseignements personnels. Cette personne chargée de superviser les questions relatives à la présente Politique et les pratiques en la matière au sein de TROC-Montérégie. Pour toute question ou commentaire sur la présente Politique, veuillez contacter cette personne par écrit :

Attention : Johanne Nasstrom

Téléphone : 450-347-4110

Adresse postale : C.P. 262, Saint-Jean-sur-Richelieu (QC) J3B 6Z4

Courriel : trocmon@videotron.ca